В каких случаях и как часто требуется замена фискального накопителя в онлайн-кассах

В каких случаях и как часто требуется замена фискального накопителя в онлайн-кассах

Законодательство, регулирующее использование онлайн-касс, в ряде случаев предписывает их владельцам осуществлять замену фискального накопителя — основного технологического компонента новой ККТ. Изучим подробнее то, по какой причине и как часто производится замена ФН, а также общий порядок действий при проведении этой процедуры.

 

У Вас остались вопросы?
Оставьте ваш номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на ваши вопросы!

Я принимаю условия передачи информации

В каких случаях требуется замена ФН

Необходимость в замене фискального накопителя может быть вызвана следующими причинами:

1. По истечении срока эксплуатации по закону

В общем случае фискальный накопитель рассчитан на работу в течение 13 месяцев. Но законом также предусмотрены модификации, приспособленных к работе в течение 36 месяцев. Обязанность по применению ФН с увеличенным сроком службы установлена:

  • для хозяйствующих субъектов на основных спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН) за исключением предприятий, продающих подакцизные товары;
  • для предприятий в сфере услуг.

При этом, предприятия, которые относятся к указанным категориям и ведут деятельность в определенные сезоны, вправе выбирать, какой накопитель выбрать — работающий в течение 13 или 36 месяцев. Аналогичное право установлено для хозяйствующих субъектов, совмещающих спецрежим с ОСН либо задействующих онлайн-кассу в автономном режиме (например, при ведении деятельности в отдаленной местности, где есть сложности с подключением к интернету).

Накопитель, работающий в течение 13 месяцев, обязаны применять хозяйствующие субъекты, реализующие подакцизные товары.

Остальные предприятия вправе выбирать удобный для них фискальный накопитель.

Советы по правильному выбору фискального накопителя для предпринимателей, использующих различные системы налогообложения, можете посмотреть ЗДЕСЬ (файл PDF).

Часто в прошивке онлайн-кассы предусмотрена опция, предупреждающая пользователя о необходимости скорой замены ФН по истечении срока его эксплуатации за 1-2 месяца. Но в силу возможного дефицита фискальных накопителей на рынке рекомендуется вести «ручной» учет срока эксплуатации ФН и приобретать запасные устройства (или хотя бы осуществлять предзаказ на их поставку) еще раньше.

2. Переполнение памяти

В общем случае в стандартный фискальный накопитель — работающий 13 месяцев, может быть записано порядка 180 тыс. платежных операций. Это примерно 450 чеков ежедневно. Однажды записанная в память ФН платежная операция не может быть изменена (разве что дополнена корректировочной — которая займет еще одну ячейку памяти), поэтому, общее количество операций, которые отражаются в накопителе, ограничено.

Как правило, в ПО онлайн-кассы есть опции для мониторинга заполненности памяти ФН и оповещения пользователя о том, что данный ресурс накопителя заканчивается. Подсчитав динамику заполнения памяти ФН, нужно подобрать момент для заблаговременной покупки запасного устройства.

3. Смена владельца онлайн-кассы, на которой установлен ФН

Дело в том, что 1 накопитель может быть применен только 1 налогоплательщиком (который идентифицируется по ИНН) — это однократная запись в ФН. Отметим, что если касса передана в обособленное подразделение, то речи о смене владельца не идет, поскольку ИНН у головного офиса и у подразделения будет одинаковый.

4. Неверно введен регистрационный номер ККТ

Фискальный накопитель позволяет однократно указать эту информацию при постановке онлайн-кассы на учет. Поэтому при указании неверного номера потребуется замена ФН. Так что стоимость такой ошибки при регистрации ККТ эквивалентна стоимости покупки нового устройства.

5. Блокировка ФН

Может произойти в следующих случаях:

  • передача кассовых чеков в ОФД не производилась более 30 суток подряд;
  • открытая смена длится более 24 часов;
  • время между формированием двух чеков подряд или первого кассового чека и отчета об открытии смены более, чем на 5 минут отличается от времени по таймеру ККТ.

6. Выход из строя

Причины тому могут быть самыми разными. Фискальные накопители — довольно надежные и защищенные устройства, но при слишком грубой эксплуатации и регулярном воздействии агрессивных сред и они могут выходить из строя.

Вне зависимости от причин, обусловивших необходимость в замене ФН, алгоритм рассматриваемой процедуры, в целом, один и тот же.

У Вас остались вопросы?
Оставьте ваш номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на ваши вопросы!

Я принимаю условия передачи информации

Как производится замена фискального накопителя в онлайн-кассах

Заменить ФН можно:

  1. Обратившись в специализированный центр технического обслуживания.

Если на ФН (кассу) еще действует гарантия, то данный вариант желательно считать приоритетным.

  1. Самостоятельно.

Данная процедура не запрещена законом, но она сопровождается различными рисками — в случае, если что-то пойдет не так, можно запросто привести в негодность новый ФН, стоимость которого не будет возмещена поставщиком.

Но, так или иначе, порядок действий и специалиста и владельца ККТ, решившего заменить ФН самостоятельно, будет одинаковым.

Порядок действий

При замене ФН потребуются:

  • компьютер, подключенный к онлайн-кассе (или альтернативный ему вычислительный модуль — например, планшет), если она не автономна (и не включает при этом штатных элементов управления настройками);
  • наличие доступа в интернет;
  • действующая ЭЦП для ФНС (для личного кабинета ОФД, если она предусмотрена);
  • новый фискальный накопитель;
  • отвертка.

Убедившись в наличии указанных ресурсов, необходимо выполнить следующий порядок действий:

  1. Закрыть архив фискального накопителя.

То, как именно осуществляется данная процедура, должно быть описано в пользовательской документации к ПО онлайн-кассы. По ее завершении имеющиеся данные из ФН передаются в ФНС через ОФД.

Видео о закрытии архива ФН:

  1. Отключить ККТ от электропитания, снять ФН.

Для этого потребуется, в свою очередь, руководство по эксплуатации онлайн-кассы. Как правило, ничего кроме обычной отвертки для решения задачи по снятию ФН не требуется.

Видео — замена фискального накопителя в онлайн-кассах ШТРИХ-М-01Ф:

  1. Смонтировать новый ФН, включить ККТ. Убедиться, что все работает, а затем выставить новые настройки в программном меню онлайн-кассы.

Как правило, настройки сводятся к указанию корректной даты и времени начала пользования фискальным накопителем. Его установка характеризуется довольно большой автономностью работы ККТ относительно пользователя: кассовый аппарат обычно сам без каких-либо дополнительных настроек распознает и инсталлирует ФН на программном и аппаратном уровне.

После внесения корректировок в настройки онлайн-кассы желательно протестировать ее — в режиме «прогон» или аналогичном.

  1. Перерегистрировать онлайн-кассу на сайте ОФД или в Личном кабинете налогоплательщика ФНС (с использованием имеющихся ЭЦП).

В интерфейсах перерегистрации нужно будет указать причину замены ФН.

Порядок действий на сайте налоговой службы при замене ФН приведен в ЭТОЙ пошаговой инструкции.

Собственно, это все, что нужно сделать. Конечно, в зависимости от конкретной модели онлайн-кассы процедура замены ФН может иметь самые разные нюансы. Но в общем случае рассмотренный нами алгоритм оснащения ККТ действующим накопителем не предполагает особых сложностей.

Важный нюанс: старый ФН выбрасывать нельзя. Нужно обеспечить его хранение в фирме в течение 5 лет после извлечения из онлайн-кассы.

У Вас остались вопросы?
Оставьте ваш номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на ваши вопросы!

Я принимаю условия передачи информации

Как производится перерегистрация онлайн-кассы при замене ФН или в других случаях.

Советуем прочитать статью об использовании кассовых аппаратов индивидуальными предпринимателями на разных режимах налогообложения.

О снятии кассы с регистрации http://online-kassa.pro/zakon/kak-snyat-onlajn-kassu-s-ucheta-v-nalogovoj.html в Налоговой службе.

Похожие статьи
Поделиться:
Добавить комментарий